Optimiser l'intégration des nouveaux employés : techniques et cas pratiques d'onboarding réussi

L'onboarding, ou l'intégration des nouveaux employés, est une étape cruciale dans la gestion des ressources humaines. C'est le premier contact concret entre l'entreprise et le nouvel arrivant, s'inscrivant dans la continuité du processus de recrutement. Un onboarding réussi est synonyme de fidélisation du collaborateur et d'une intégration réussie, évaluée sur une période de 4 à 6 mois après l'embauche. Il est d'autant plus important de soigner cet aspect, car environ un nouvel employé sur cinq quitte l'entreprise au bout d'un mois en cas d'intégration ratée, ce qui représente un enjeu économique majeur pour l'entreprise (source : Cadre emploi).

Un onboarding mal géré a des conséquences négatives tant pour le collaborateur que pour l'entreprise, se traduisant par un sentiment de perte de temps, de manque de considération, et une productivité réduite, sans compter qu’un recrutement raté coûte cher. Il débute dès la signature de la promesse d'embauche et inclut des étapes essentielles telles que la préparation du premier jour, l'accueil par les managers et la direction, ainsi qu'une intégration professionnelle et sociale appropriée.

Bonnes pratiques d'onboarding

Préparation détaillée de l'intégration

Avant l'arrivée du nouveau salarié, il est crucial d'établir un plan d'onboarding couvrant formation, tâches et interactions avec l'équipe. Ceci inclut la mise à disposition des outils et ressources nécessaires dès le premier jour. Une préparation rigoureuse facilite une intégration rapide et efficace.

Exemple :

Chez Twitter dès l'acceptation de l'offre d'emploi, le processus d'intégration commence. À l'arrivée du nouvel employé, des articles personnalisés l'attendent, et un parcours d'intégration de 5 semaines est mis en place, incluant des "office hours" hebdomadaires pour favoriser les rencontres informelles.

Mentorat et accompagnement

Attribuer un mentor ou un coach au nouvel employé favorise son adaptation à l'environnement de travail et ses responsabilités. Ce mentor, souvent un collègue expérimenté, peut répondre aux questions et aider le nouvel arrivant à s'intégrer dans l'entreprise.

Exemples :
Des entreprises comme LinkedIn mettent déjà en œuvre des programmes de mentorat efficaces dès le premier jour, en fournissant un accompagnement personnalisé aux nouveaux arrivants.
Chez Buffer, trois parrains spécialisés sont assignés pour chaque nouvel arrivant, chacun axé sur un aspect différent de l'intégration : le parrain principal, un parrain de l'équipe, et un parrain pour la culture d'entreprise.

Compréhension de la culture d'entreprise

Il est essentiel de transmettre la culture et les valeurs de l'entreprise aux nouveaux employés. Cela peut se faire à travers des événements d'équipe, des repas de bienvenue, ou des sessions d'informations sur l'histoire et la mission de l'entreprise.

Exemples :
Doctolib et Welcome to the Jungle utilisent des présentations et des rencontres avec les fondateurs pour inculquer la culture de l'entreprise dès le premier jour.
Le programme d'onboarding de Zappos de 4 semaines se concentre sur le partage de la culture d'entreprise. Chaque nouvel employé choisit 10 valeurs qui le représentent pour assurer une adéquation avec les valeurs de l'entreprise. Zappos offre même la possibilité aux nouveaux arrivants de quitter l'entreprise contre une compensation financière pour s'assurer qu'ils adhèrent pleinement à sa culture.

Suivi et feedback

Il est important de suivre l'évolution du nouvel employé pendant l'onboarding, en offrant des retours réguliers pour faciliter son adaptation et son épanouissement. Recueillir également son avis sur le processus peut aider à l'améliorer.

Exemples :
Flixbus recueille des retours d'expérience sur l'onboarding pour améliorer continuellement le processus.
Chez UPTOO, la période d'intégration est étendue à 100 jours et inclut des points réguliers pour évaluer le bien-être du nouvel employé. Ces points de contrôle permettent de recueillir des retours et feedbacks pour s'assurer que l'intégration se déroule de manière optimale.

Utilisation de la gamification

Intégrer des éléments ludiques dans l'onboarding peut améliorer l'engagement, la cohésion d'équipe, et l'image de l'entreprise. Des activités comme des parcours interactifs, des jeux et des défis collaboratifs peuvent rendre le processus plus attrayant et efficace.

Exemples :
L'Oréal utilise une application mobile, "Fit Culture", pour faire découvrir sa culture d'entreprise à travers des jeux interactifs.
Quant à Saint Gobain, elle met en place des serious games personnalisés pour les nouveaux commerciaux, favorisant l'engagement et l'apprentissage.

Conclusion

L'onboarding est donc un levier stratégique pour les entreprises, influençant directement la productivité, le taux de rétention des employés, et l'image de l'entreprise. En investissant dans un processus d'onboarding bien structuré, l'entreprise assure non seulement un démarrage réussi pour ses nouveaux collaborateurs, mais renforce également sa marque employeur. Cela se traduit par une augmentation de la satisfaction et de la fidélité des employés, contribuant au succès à long terme de l'organisation.

Mes meilleurs conseils pour l'onboarding

• Préparez en détail le plan d'intégration du nouvel employé et faites-lui parvenir en amont de la première journée de travail.

• Par la même occasion, détaillez lui les informations techniques à savoir, surtout pour le premier jour : tenue, repas, matériel à apporter si besoin.

• Offrez un accompagnement personnalisé via un mentor ou un coach.

• Assurez la transmission de la culture et des valeurs de l'entreprise.

• Suivez et évaluez régulièrement le processus d'intégration.

• Utilisez la gamification pour rendre l'expérience plus engageante.

• Couplez cette pratique à ces conseils sur votre processus de recrutement amont : optimiser un processus de recrutement.

Si vous cherchez à améliorer vos pratiques d'onboarding pour assurer une meilleure intégration de vos employés, je suis disponible pour vous accompagner dans cette démarche.